Cómo configurar acceso de solo lectura para un contador o auditor externo
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Plan requerido
Un rol hecho a la medida de tu contador requiere el Plan Pro, que incluye roles personalizados. En los planes Básico y Plus ningún rol incluido da reportes sin dar también la administración del negocio (ver abajo qué hacer en ese caso).
Tu contador, un auditor o un socio que sólo revisa números necesita ver ventas y reportes, no cambiar precios, cobrar ni invitar gente. En TMD eso se arma con un rol personalizado que sólo tiene permisos de reportes, más el alcance de sucursales que le corresponda.
Advertencia
No le des el rol Gerente a un externo. Gerente es el rol de administración: puede editar el catálogo y los precios, cambiar ajustes, invitar y quitar gente y operar la caja. Sólo le faltan la suscripción y la facturación.
Requisitos
- Ser el Propietario o tener un rol que pueda crear roles, con acceso a todas las sucursales.
- Un lugar libre en el tope de miembros de tu plan.
Pasos
- Entra a Ajustes y abre Equipo.
- Toca Roles y permisos y luego Crear rol.
- En Nombre del rol, escribe algo claro, por ejemplo «Contador».
- En Permisos, marca sólo lo de Reportes: los operativos y, si revisa dinero, los financieros. Si también debe consultar pedidos, marca únicamente Ver en Pedidos. Deja todo lo demás sin marcar.
- Guarda el rol con Crear rol.
- Regresa a Equipo. En Invitar miembro, escribe su Correo electrónico, elige el rol «Contador» en Rol y toca Invitar.
- Si tienes varias sucursales, elige en Sucursales qué verá: Todas las sucursales para los reportes de toda la organización, o Sólo una sucursal si lleva la contabilidad de un solo local.
Consejo
Cuentas por cobrar sólo se abre a quien tiene Todas las sucursales, y con una sola sucursal Rentabilidad muestra sus números pero no las recomendaciones. Si tu contador lleva toda la empresa, dale ese alcance.
Qué puede y qué no puede hacer
Con un rol que sólo tiene reportes, puede consultar los reportes y exportarlos (la exportación depende de tu plan). Si le diste reportes financieros, también ve y registra gastos. No puede editar el menú ni los precios, cobrar, cambiar ajustes ni tocar al equipo, porque su rol no lo incluye.
Si tu plan es Básico o Plus
Ningún rol incluido sirve para un externo de sólo lectura: Miembro consulta catálogo, pedidos y clientes pero no ve reportes, y Gerente administra todo. En su lugar:
- Comparte con él los reportes exportados o un resumen de ventas, en vez de darle una cuenta. Ver Cómo preparar un resumen de ventas para compartir con tu equipo o socio.
- O sube al Plan Pro para crear el rol de contador.
Cómo quitarle el acceso al terminar
- Entra a Ajustes › Equipo.
- En la tabla Miembros, toca el ícono de eliminar al final de su fila.
- Confirma con Eliminar.
Pierde el acceso a tu negocio en ese momento, también si tenía el panel abierto.
Preguntas frecuentes
¿Puedo darle acceso sólo a reportes, sin pedidos ni clientes? Sí, con un rol personalizado en el Plan Pro: marca sólo los permisos de Reportes.
¿Qué pasa si el contador ya tiene cuenta de TMD con otro negocio? Puede usar el mismo correo. Un usuario puede pertenecer a varias organizaciones y cada una se ve por separado.
¿El acceso vence solo? No. Se mantiene hasta que lo quites. Quítalo en cuanto termine su revisión.
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