Cómo registrar la mercancía que llega y la que sale sin venderse

Las ventas descuentan tu inventario solas, pero hay dos cosas que tienes que registrar tú: la mercancía que llega (una compra, un pedido del proveedor) y la que sale sin venderse (lo que se echó a perder, caducó o consumió el equipo). Con las dos al día, la existencia de cada insumo refleja lo que de verdad hay en tu sucursal.

Requisitos

• Tus insumos dados de alta. Si llegas con el ticket del repartidor, no hace falta: sus renglones se proponen como insumos nuevos.
• Para entradas: permiso para recibir mercancía (el cajero lo tiene).
• Para salidas: permiso para ajustar inventario (Propietario y Gerente).
• Con varias sucursales, elegir arriba del formulario dónde se registra: Entrada a en la entrada y Salida de en la salida. Viene puesta la que opera este dispositivo.

Registrar una entrada de mercancía

La entrada se captura de dos formas, con el mismo peso: a mano (con el lector de códigos o buscando cada insumo) o con la foto del ticket del proveedor. Si tienes el ticket, la foto suele ser más rápida: ve cómo registrar la mercancía con la foto del ticket. Aquí está el camino a mano:

1. Ve a Inventario › Entrada de mercancía.
2. En Con el lector o por nombre, escanea cada insumo con el lector de códigos o búscalo por nombre. Escanear otra vez el mismo le suma uno a su cantidad.
3. En cada línea, ajusta la Cantidad y, si lo sabes, el Costo unitario. Si no lo sabes, déjalo vacío. Para quitar una línea, toca la X de su renglón.
4. Arriba, llena Proveedor y Folio de la factura si quieres tenerlos a mano (son opcionales) y revisa Llegó el, el día en que llegó la mercancía. No puede ser futuro.
5. Si quieres que la compra cuente como gasto, marca Registrar también como gasto (Insumos), que aparece debajo de las líneas. Sólo la ven los roles con el permiso Reportes › Financieros; el Cajero no la tiene. Para eso, cada línea necesita su costo; si falta alguno, la casilla te dice cuántas líneas faltan.
6. Toca Registrar entrada. El total y el botón quedan fijos al pie, aunque la lista sea larga.

La existencia sube en cuanto registras la entrada. El costo de cada línea actualiza el costo promedio del insumo, y con él el valor de tu inventario y el costo de las recetas que lo usan. Si marcaste el gasto, aparece en Gastos en la categoría Insumos con el total de la entrada; ver cómo se registran los gastos. Si no ves la casilla del gasto, tu rol no tiene acceso a las finanzas del negocio.

El nombre que escribas en Proveedor queda en Inventario › Proveedores; ver cómo administrar tus proveedores.

La entrada no reactiva productos: si alguien marcó uno como agotado, sigue así hasta que lo vuelvan a activar. Ver qué hacer cuando la caja avisa que se acabó un insumo.

Registrar una salida de mercancía

1. Ve a Inventario › Salida de mercancía.
2. En Mercancía, escanea o busca cada insumo y escribe la cantidad que sale.
3. En ¿Por qué sale?, elige el motivo:
   • Merma: se echó a perder, se cayó o se preparó mal.
   • Caducidad: se venció antes de usarse.
   • Consumo del personal: lo consumió el equipo.
   • Otro motivo: explica qué pasó en la nota.
4. Si quieres, agrega una Nota (con Otro motivo es obligatoria).
5. Toca Registrar salida.

Qué pasa después

Cada entrada y salida queda en Inventario › Movimientos con quién la hizo y cuándo, y no se puede editar ni borrar: un error se corrige con otro movimiento que lo compense. Las salidas por merma, caducidad u otro motivo se suman en Inventario › Reportes como Mermas y caducidad, y el consumo del personal aparte, para que veas cuánto se te va sin venderse. Ver cómo revisar el historial de un insumo.

Preguntas frecuentes

Me equivoqué en una entrada. ¿Cómo la corrijo? Los movimientos no se editan. Si registraste de más, registra una salida con Otro motivo y explícalo en la nota; si registraste de menos, registra otra entrada por la diferencia. Si no sabes cuánto hay en realidad, haz un conteo.

Ya capturé unas líneas y luego encontré el ticket. ¿Puedo usar la foto? Sí, pero el ticket reemplaza lo que capturaste: TMD te pide confirmarlo antes de abrir la cámara, y esas líneas se pierden.

¿Por qué no me aparece Salida de mercancía en el menú? Registrar salidas requiere el permiso de ajustar inventario. El cajero puede registrar entradas, pero no salidas ni conteos.

¿Puedo registrar la entrada en otra sucursal? Sí: elígela arriba del formulario, en Entrada a. La existencia es de cada sucursal.