Cómo registrar la mercancía que llega y la que sale sin venderse

Las ventas descuentan tu inventario solas, pero hay dos cosas que tienes que registrar tú: la mercancía que llega (una compra, un pedido del proveedor) y la que sale sin venderse (lo que se echó a perder, caducó o consumió el equipo). Con las dos al día, la existencia de cada insumo refleja lo que de verdad hay en tu sucursal.

Requisitos

• Tus insumos dados de alta.
• Para entradas: permiso para recibir mercancía (el cajero lo tiene).
• Para salidas: permiso para ajustar inventario (dueño y administrador).
• Estar en la sucursal correcta: todo se registra en la sucursal activa del panel.

Registrar una entrada de mercancía

1. Ve a Inventario › Entrada de mercancía.
2. En Mercancía, escanea cada insumo con el lector de códigos o búscalo por nombre. Escanear otra vez el mismo le suma uno a su cantidad.
3. En cada línea, ajusta la Cantidad y, si lo sabes, el Costo unitario. Si no lo sabes, déjalo vacío.
4. En Datos de la compra, llena Proveedor y Folio de la factura si quieres tenerlos a mano (son opcionales) y revisa la Fecha en que llegó. No puede ser futura.
5. Si quieres que la compra cuente como gasto, marca Registrar también como gasto (Insumos). Para eso, cada línea necesita su costo.
6. Toca Registrar entrada.

La existencia sube en cuanto registras la entrada. El costo de cada línea actualiza el costo promedio del insumo, y con él el valor de tu inventario y el costo de las recetas que lo usan. Si marcaste el gasto, aparece en Gastos en la categoría Insumos con el total de la entrada; ver cómo se registran los gastos.

Si un producto estaba agotado porque a su receta no le alcanzaba, la entrada lo vuelve a poner disponible.

Registrar una salida de mercancía

1. Ve a Inventario › Salida de mercancía.
2. En Mercancía, escanea o busca cada insumo y escribe la cantidad que sale.
3. En ¿Por qué sale?, elige el motivo:
   • Merma: se echó a perder, se cayó o se preparó mal.
   • Caducidad: se venció antes de usarse.
   • Consumo del personal: lo consumió el equipo.
   • Otro motivo: explica qué pasó en la nota.
4. Si quieres, agrega una Nota (con Otro motivo es obligatoria).
5. Toca Registrar salida.

Qué pasa después

Cada entrada y salida queda en Inventario › Movimientos con quién la hizo y cuándo, y no se puede editar ni borrar: un error se corrige con otro movimiento que lo compense. Las salidas por merma, caducidad y consumo del personal se suman en Inventario › Reportes, para que veas cuánto se te va sin venderse. Ver cómo revisar el historial de un insumo.

Preguntas frecuentes

Me equivoqué en una entrada. ¿Cómo la corrijo? Los movimientos no se editan. Si registraste de más, registra una salida con Otro motivo y explícalo en la nota; si registraste de menos, registra otra entrada por la diferencia. Si no sabes cuánto hay en realidad, haz un conteo.

¿Por qué no me aparece Salida de mercancía en el menú? Registrar salidas requiere el permiso de ajustar inventario. El cajero puede registrar entradas, pero no salidas ni conteos.

¿Puedo registrar la entrada en otra sucursal? Sí: cambia a esa sucursal en el panel antes de registrar. La existencia es de cada sucursal.